关于修订《黄山市生态环境局公文处理办法》的通知

局机关各科室、各直属事业单位，各区县生态环境分局：

现将修订后的《黄山市生态环境局公文处理办法》印发给你们，请结合实际认真贯彻落实。

黄山市生态环境局

2024年4月28日

黄山市生态环境局公文处理办法

为促进市生态环境局公文处理规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式（GBT9704-2012）》、中央和省市委文件管理有关精神以及《安徽省生态环境厅公文处理办法》（环办〔2021〕7号）要求，制定本办法：

第一条  市生态环境局公文（包括电子公文），是市生态环境局实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第二条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。应当遵循实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第三条  市生态环境局办公室负责局机关的公文处理工作，并指导和督促各直属事业单位的公文处理工作。

局机关各科室、各直属事业单位负责人应高度重视公文处理工作，带头遵守公文处理的有关规定，严格按照法律法规、有关政策及职权对公文进行审核，并对本科室/单位起草的公文质量负责。

第四条  准确掌握使用公文的种类。市生态环境局常用公文种类：

1.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖励有关单位和个人、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

2.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

3.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

4.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

5.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

6.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

7.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。

8.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

9.批复。适用于答复下级机关请示事项。

10.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

11.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第五条  规范市生态环境局发文代字，凡以市生态环境局名义印发的文件，统一使用规定的发文代字，市生态环境局公文的主要发文代字：

1.黄环党组。主要适用于市生态环境局党组向上级党组织报告、请示工作或呈报意见，向下级党组织安排部署工作，发布重要通知事项等。

2.黄环党组函。主要适用于局党组向有关部门或单位党组商洽、通知、答复有关事项。

3.黄环机党。主要适用于局党机关党委向市直机关工委、局党组报告、请示工作，通知全局党员开展学习、布置工作等。

4.黄环。主要适用于向市委、市政府、省生态环境厅等上级机关报告请示工作和呈报意见。

5.黄环发。主要适用于向下级生态环境部门（指局机关科室、直属事业单位、区县生态环境分局、黄山高新区安监环保局、黄山风景区环保办，下同）传达市委、市政府及省生态环境厅的重要决策、指示，部署全局性和重要工作，发布重要规范性文件以及其他必须以市生态环境局名义办理的重要事项。

6.黄环办。主要适用于向下级生态环境部门印发工作计划、工作安排、组织检查、评审、工作总结，办理局内其他事务，以及向有关单位通知重要事项、答复有关事项等。

7.黄环函。主要适用于与市生态环境局没有隶属关系的单位之间知照和商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

第六条  规范公文格式。公文一般包括版头、主体、版记三个部分，由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

第七条  遵守行文规则。行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况下需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。不得越权行文。

（一）上行文。向上级机关行文，应当遵循以下规则：

1.原则上主送一个上级机关，根据需要可以同时抄送相关上级机关和同级机关，不得抄送下级机关。

2.下级生态环境部门报送的请示事项，如需以市生态环境局名义向市政府或省生态环境厅请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报。

3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

4.除市委、市政府领导或省生态环境厅领导直接交办的事项外，不得以市生态环境局名义向市委、市政府领导或省生态环境厅领导个人报送公文，也不得以个人名义向市委、市政府或省生态环境厅报送公文。

5.以市生态环境局名义向市委、市政府报送的公文，必要时抄送省生态环境厅，或向省生态环境厅报送的公文，必要时抄送市委、市政府。

（二）下行文。向下级机关行文，应当遵循以下规则：

1.除主送机关外，根据需要抄送相关机关。重要行文还应当抄送市政府或省生态环境厅。

2.市生态环境局可以在职权范围内向下级生态环境部门行文，必要时应当抄送该下级生态环境部门的所在地人民政府。需要商请同级其他部门解决的问题，应当用函的形式直接行文。

3.涉及多个部门职权范围内的事务，应当与相关部门协商一致后行文，不得擅自行文。

（三）平行文。根据职权范围，市生态环境局可以与市委、市政府各部门，各地市生态环境部门相互行文。也可以与市委、市政府各部门以及具有行政职能的事业单位等联合行文。

（四）向各区县人民政府的行文主要以函的形式商洽工作、询问和答复问题为主，一般情况下不得直接提出指令性要求；如确需提出，应当报请市政府批转或由市政府办公室转发，也可报经市政府同意后直接行文，文中应当注明“经市政府同意”。

（五）除答复人大建议、政协提案、办理行政处罚或者行政复议案件、政府信息已申请公开、答复信访人外，一般不得对个人行文。

（六）市生态环境局直属事业单位行文可根据自身工作职能确定发文代字；非以市生态环境局名义对外行文不得使用市生态环境局文头纸和发文代字。

（七）设在市生态环境局的市级议事协调机构办公室（如市环委办、市整改办等）的行文参照市生态环境局行文规则执行。

第八条  严格精简公文。公文精简是指通过采取积极有效的措施，严格控制公文发布，做到数量适度、规格适用、篇幅适当、范围适宜。

（一）凡法律法规已作出明确规定、现行文件已有部署且仍然适用的，不再重复发文。对内容相近的发文加强统筹综合，能归并的尽量归并。没有实质内容、可发可不发的文件不得印发。除有明确规定外，不得要求下级生态环境部门制定贯彻落实意见和实施细则。分工方案原则上应当合并到文件中或作为附件一并印发，不单独发文。

（二）贯彻落实市委、市政府和省生态环境厅文件的发文，应重点提出具体措施和要求，不得简单复述文件内容，不得直接转发。

（三）公文力求简短，减少一般性论述，杜绝空话、套话、虚话。报送市委、市政府和省生态环境厅的请示，一般控制在1000字以内，重要文件不超过2000字；综合报告一般控制在5000字以内，专项报告一般控制在3000字以内，能短则短，情况复杂、确有必要详细报告的有关内容可以通过附件反映。

（四）应当根据公文的内容合理确定发文范围，内容与收文单位工作有关的就发，否则不发。

（五）不得滥发公文，不得简单靠发文推动工作，不得为发文而发文。

（六）应当以红头文件形式印发的公文不得以白头文件、便函、工作提示等形式代替。

（七）发文应当留给承办单位足够的研究办理时间。

第九条  认真拟制公文。公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

（一）公文起草：

1.符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

4.文种使用正确，格式规范。

5.拟文前深入调查研究、充分进行论证，广泛听取意见。凡涉及其他部门职权范围内的事项，必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（二）公文审核。公文文稿签发前，应当由起草部门负责人对文稿进行初步审核签字后，交市生态环境局办公室进行审核签字，并确定发文代字后，送局领导签发。

审核的重点及责任分工：

1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。公文内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策落实和办法是否切实可行。（起草部门负责）

2.涉及有关部门职权范围内的事项，是否经过充分协商并达成一致意见。（起草部门、局办公室共同负责）

3.公文文种是否正确，格式是否规范；公开属性是否明确；人名、地点、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（局办公室负责）

4.需提交局务会审议的重要公文文稿，应先征求有关科室和下属单位意见，并由局办公室进行初审后提交。（起草部门、局办公室共同负责）

5.经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由。（局办公室负责）

6.经审核发现错误或内容需作进一步研究和修改的文稿，应当修改后重新报送。（起草部门负责）

（三）公文签发。市生态环境局公文必须经负责人审批签发。

1.重要公文和上行文由市生态环境局主要负责人或委托其他负责人签发。

2.签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文应当由所有联署机关的负责人会签。

第十条  公文办理。包括收文办理、发文办理和整理归档。

（一）收文办理主要程序。

1.签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

2.登记。对公文的标题、来文单位、办理时限等信息应当详细记载。

3.初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由市生态环境局办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退还来文单位并说明理由。

4.承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报局负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当急事急办。承办部门对交办的公文应当及时办理，由明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

5.传阅。根据局负责人批示和工作需要，将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

6.催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

7.答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

（二）发文办理主要程序：

1.复核。已经局负责人签批的公文，拟稿人在印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复审；需作实质性修改的，应当报原签批负责人复审。

2.登记。对复核后的公文，应当由局办公室确定发文字号，并作详细记载，由拟稿人确定分送范围和印制份数。

3.印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文印制中注意保密。

4.核发。公文印制完毕，拟稿人应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

（三）本着党政机关习惯过紧日子原则，非涉密公文一律通过黄山市电子政务平台印发和办理，除存档外不再印制纸质文件。

（四）涉密公文应当通过机要部门或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家规定的计算机信息系统进行传输。

（五）需要归档的公文（含电子公文）及有关材料，应当根据档案法律法规以及市生态环境局档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，如由市生态环境局主办，则原件由市生态环境局归档；如由市生态环境局会办，市生态环境局保存相关复印件。如果局负责人兼任其他机关职务的，在履行其他机关职务过程中形成的公文，由兼职机关存档。

第十一条  加强公文管理。市生态环境局公文由局办公室统一管理。

1.公文的印发范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

2.涉密公文确定密级前，应当先行采取保密措施，并报市委、市政府批准密级后，按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

3.涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

4.涉密公文一般不得复制、汇编，确因工作需要的，需经局负责人批准。绝密级公文一律不得复制。

复制的涉密公文应当视同原件管理。复制件的份数和使用情况必须进行登记。

5.对不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。清退或销毁涉密公文必须履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

6.工作人员离岗离职时，其所在科室、单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十二条  市局办公室负责本办法的解释。各区县生态环境分局、直属事业单位可参照本办法制定各自公文处理办法。

第十三条  本办法自印发之日起开始施行。2013年2月16日印发的《黄山市环境保护局公文处理办法》（黄环发〔2013〕1号）同时废止。